Das Grand Ferdinand Hotel zeigt, wie junge Talente die Digitalisierung in einem traditionellen Betrieb vorantreiben können. In einem Projekt entwickelten die Lehrlinge eine App, die nicht nur die interne Kommunikation verbessert, sondern auch Arbeitsabläufe vereinfacht und die Schulung neuer Mitarbeiter effizienter gestaltet. Von der Konzeption bis zur Umsetzung waren die Lehrlinge maßgeblich beteiligt und setzten mit ihrer Kreativität und ihrem Engagement neue Maßstäbe für die Digitalisierung im Betrieb. Dieses Projekt bietet wertvolle Anregungen für andere Ausbildungsbetriebe, die innovative Ideen und Verantwortung an ihre Auszubildenden übertragen möchten. 

In diesem Beitrag lernst du:

• Wie Lehrlinge eine App für bessere interne Kommunikation und Effizienz im Grand Ferdinand Hotel entwickelt haben
• Welche Funktionen die App bietet, um Arbeitsabläufe und Schulungen zu optimieren
• Wie die App den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter verbessert
• Welche Herausforderungen es bei der Entwicklung der App gab und wie sie gemeistert wurden
• Warum es sinnvoll ist, Lehrlingen Verantwortung für digitale Projekte zu übertragen
• Wie das Projekt zur Digitalisierung im Hotelbetrieb beiträgt und welche Vorteile es für Mitarbeiter bietet
• Tipps zur Implementierung ähnlicher Projekte in anderen Betrieben

Deine Investition in das Projekt:

• Zeitaufwand für Lehrlinge (max. 5): ⌛⌛⌛
• Zeitaufwand für Ausbilder (max. 5): ⌛⌛⌛⌛
• Kosten (max. 5): 💵💵💵

Projektziele und Motivation

Ziel des Projekts war es, eine App zu entwickeln, die den internen Austausch und die Arbeitsprozesse im Hotelbetrieb effizienter gestalten sollte. Dabei ging es nicht nur um die Verbesserung der Kommunikation, sondern auch um die Unterstützung der Lehrlinge während ihrer Ausbildung. Die App sollte Informationen zur Verfügung stellen, die es den Lehrlingen und Mitarbeitern ermöglichen, ihren Arbeitsalltag besser zu organisieren und Schulungsmaterialien einfacher zugänglich zu machen.

Die Idee entstand während der Corona-Pandemie, als viele Kommunikationswege im Unternehmen überdacht und digitalisiert werden mussten. Die Notwendigkeit, Lehrlinge und Mitarbeiter schnell und unkompliziert mit wichtigen Informationen zu versorgen, führte zu dem Konzept, eine App zu entwickeln, die von Lehrlingen für Lehrlinge sowie für alle Mitarbeiter erstellt wurde.

Vorstellung des Unternehmens und Ausbildungsphilosophie

Das Grand Ferdinand Hotel, ein Boutique-Design-Hotel im Herzen Wiens, bietet nicht nur seinen Gästen, sondern auch seinen Mitarbeitern ein besonderes Erlebnis. Das Hotel verfügt über 186 Zimmer und 3 Restaurants, darunter das bekannte "Meissl & Schadn", das die Wiener Küche modern zelebriert. Das Hotel ist Teil der Florian Weitzer Hotelgruppe und zeichnet sich durch seine Philosophie „Begnadet für das Schöne“ aus, die auch in der Art und Weise, wie Lehrlinge ausgebildet werden, eine zentrale Rolle spielt.

In der Ausbildung legt das Grand Ferdinand Hotel großen Wert darauf, Lehrlingen nicht nur fachliche Kompetenzen zu vermitteln, sondern sie auch in bereichsübergreifende Projekte zu involvieren. Die Idee, Lehrlingen Verantwortung zu übertragen und ihnen Raum für kreative Projekte zu geben, ist fest in der Ausbildungsphilosophie verankert. Das Hotel versteht sich als Ort, an dem nicht nur Gäste gut betreut werden, sondern auch die Mitarbeiter – insbesondere die Lehrlinge – gefördert und unterstützt werden.

Projekt „App-Entwicklung“

Das Projekt „App-Entwicklung“ begann während der Pandemie, als die Notwendigkeit entstand, Kommunikationsprozesse im Unternehmen zu digitalisieren und den Informationsfluss zu verbessern. Von Anfang an waren die Lehrlinge maßgeblich an der Konzeption und Umsetzung der App beteiligt. Ihnen wurde die Verantwortung übertragen, die App zu entwickeln, und sie erhielten den nötigen Freiraum, um eigene Ideen und Vorschläge einzubringen.

Die App gliedert sich in mehrere Bereiche:

1. Willkommen im Grand Ferdinand: Dieser Bereich bietet neue Mitarbeiter und Lehrlingen einen Überblick über das Hotel und dessen Struktur. Hier sind alle wichtigen Kontaktpersonen, einschließlich der Abteilungsleiter, aufgelistet, sodass die Mitarbeiter sofort wissen, an wen sie sich bei spezifischen Fragen wenden können.
2. Mein erster Tag im Grand Ferdinand: Dieser Abschnitt enthält alle relevanten Dokumente und Informationen, die ein neuer Mitarbeiter an seinem ersten Arbeitstag benötigt. Dadurch wird das Onboarding stark vereinfacht, da der Mitarbeiter direkt auf alle wichtigen Unterlagen und Anweisungen zugreifen kann, ohne sich erst durch umfangreiche Papierdokumente arbeiten zu müssen.
3. Allgemeine Informationen: Dieser Bereich umfasst Hotelpläne, Telefonlisten, Informationen zur Lohnabrechnung, Krankmeldungen und Mitarbeiterbenefits. Auch Notfallnummern und Sicherheitsvorschriften sind hier übersichtlich dargestellt, sodass Mitarbeiter schnell auf diese Informationen zugreifen können.
4. Sicherheit & Notfallsituationen: Um im Ernstfall vorbereitet zu sein, enthält die App detaillierte Anweisungen zu Brandschutz, Erster Hilfe und weiteren Notfallszenarien. Dies sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter genau weiß, wie er im Ernstfall zu handeln hat und wo sich Notfallausrüstungen befinden.
5. Lehrlingsbereich: Besonders wertvoll ist die App für die Lehrlinge des Hotels, da sie spezifische Informationen zu ihrer Ausbildung enthält. Hier finden sich Informationen zur Lehrlingsentschädigung, zu Rechten und Pflichten, zur Lehrabschlussprüfung und zu den Arbeitszeiten. Durch diesen Bereich erhalten die Lehrlinge schon vor Beginn ihrer Ausbildung einen umfassenden Einblick in den Betrieb und können sich auf ihre Aufgaben vorbereiten.
6. Abteilungsspezifische Informationen: Jeder Mitarbeiter hat Zugang zu einem speziellen Bereich, der Informationen zu seiner Abteilung enthält. Beispielsweise gibt es für die Rezeption, das Meissl & Schadn, die Küche und den Technikbereich eigene Rubriken, in denen spezifische Arbeitsanweisungen, Menükarten, Allergene-Vorschriften und vieles mehr hinterlegt sind. Dies erleichtert die Einarbeitung und stellt sicher, dass alle Mitarbeiter auf dem gleichen Informationsstand sind.
7. Müllentsorgung: Auch das Thema Nachhaltigkeit findet in der App Beachtung. Hier sind genaue Anweisungen zur Mülltrennung und zur Nutzung der Müllräume zu finden, sodass jeder Mitarbeiter einen Beitrag zur umweltfreundlichen Entsorgung leisten kann.
8. Dienstpläne: Einer der größten Vorteile der App ist die Integration des Dienstplanprogramms. Jeder Mitarbeiter kann jederzeit seine Dienstzeiten einsehen und wird über Änderungen oder Ausfälle sofort informiert. Dies erleichtert die Planung erheblich und reduziert den Aufwand für die Dienstplanerstellung.

Der Entwicklungsprozess: Lehrlinge übernehmen Verantwortung

Die App wurde mithilfe der Plattform „Ovosplay“ entwickelt, die eine benutzerfreundliche Oberfläche bietet, auf der die Inhalte in Form von Karteikarten und interaktiven Quizfragen dargestellt werden können. Dieser spielerische Ansatz fördert nicht nur den Lernprozess, sondern motiviert die Mitarbeiter, sich aktiv mit den Inhalten auseinanderzusetzen.

Besonders für die Lehrlinge bietet die App eine wertvolle Unterstützung. Sie können nicht nur Inhalte ihrer eigenen Abteilung lernen, sondern auch Einblicke in andere Bereiche des Hotels gewinnen. So erlangen die Lehrlinge ein breiteres Verständnis für den Betrieb und können sich besser auf die Lehrabschlussprüfung vorbereiten. Durch die Nutzung von Quizfragen werden Lerninhalte spielerisch vermittelt, was besonders gut für die langfristige Speicherung von Informationen im Gedächtnis geeignet ist.

Die Lehrlinge waren von Beginn an für die Inhalte und die Struktur der App verantwortlich. Sie organisierten die verschiedenen Bereiche, verfassten Texte und erstellten Quizfragen. Auch die Videos, die beispielsweise in der Küche gedreht wurden, um Arbeitsabläufe zu erklären, wurden von den Lehrlingen erstellt. Der Küchenchef arbeitete eng mit den Lehrlingen zusammen, um sicherzustellen, dass die Videos die notwendigen Informationen vermitteln.

Positive Auswirkungen auf den Betrieb

Die Einführung der App hat den Betrieb in vielerlei Hinsicht verbessert. Die Kommunikation zwischen den Abteilungen wurde deutlich effizienter, da wichtige Informationen schneller und zentral zugänglich gemacht wurden. Besonders die Verknüpfung mit dem Dienstplanprogramm hat den Arbeitsalltag für die Mitarbeiter erleichtert, da sie jederzeit auf ihre Dienstzeiten zugreifen und bei Ausfällen schnell reagieren können.

Auch das Onboarding neuer Mitarbeiter hat sich durch die App deutlich verbessert. Sie haben bereits vor ihrem ersten Arbeitstag Zugang zu wichtigen Informationen und können sich auf ihren neuen Arbeitsplatz vorbereiten. Dies reduziert den Einarbeitungsaufwand erheblich und sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter schneller einsatzbereit sind.

Herausforderungen und Lösungen

Die größte Herausforderung bei der Entwicklung der App war es, eine Plattform zu finden, die alle Anforderungen des Betriebs erfüllt und gleichzeitig benutzerfreundlich ist. Der Prozess der App-Entwicklung dauerte etwa zwei Jahre, wobei die größte Herausforderung darin bestand, die Lehrlinge während dieses langen Zeitraums motiviert zu halten. Durch regelmäßige Meetings und klare Zielsetzungen konnte das Projekt jedoch erfolgreich abgeschlossen werden.

Eine weitere Herausforderung war es, die Inhalte der App stets aktuell zu halten und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter regelmäßig mit ihr arbeiten. Durch die ständige Weiterentwicklung der App und die Einbindung der Mitarbeiter in diesen Prozess konnte diese Herausforderung jedoch gemeistert werden.

Tipps für andere Ausbildungsbetriebe

Aus der erfolgreichen Umsetzung dieses Projekts lassen sich wertvolle Erkenntnisse für andere Ausbildungsbetriebe ableiten:

• Lehrlinge aktiv einbinden: Die Verantwortung, die den Lehrlingen bei diesem Projekt übertragen wurde, förderte nicht nur ihre Eigenständigkeit, sondern stärkte auch das Teamgefühl. Lehrlinge sollten stets die Möglichkeit haben, an bereichsübergreifenden Projekten teilzunehmen und kreative Ideen einzubringen.
• Interaktive Lerninhalte bieten: Die Verwendung von Karteikarten und Quizfragen in der App hat den Lernprozess erheblich unterstützt. Auch andere Ausbildungsbetriebe können von interaktiven Lernmethoden profitieren, um den Lernfortschritt ihrer Lehrlinge zu fördern.
• Digitalisierung nutzen: Die Digitalisierung der internen Prozesse bietet zahlreiche Vorteile. Durch die Nutzung einer App können wichtige Informationen schneller verbreitet und Arbeitsabläufe effizienter gestaltet werden. Dies spart Zeit und Ressourcen und erhöht die Transparenz im Betrieb.
• Regelmäßige Updates und Anpassungen: Eine App ist ein lebendes System, das regelmäßig aktualisiert und an die Bedürfnisse des Betriebs angepasst werden muss. Es ist wichtig, ein engagiertes Team zu haben, das kontinuierlich an der Verbesserung der App arbeitet.

Fazit

Die Entwicklung einer App von Lehrlingen für Lehrlinge hat im Grand Ferdinand Hotel zu einer erheblichen Verbesserung der internen Kommunikation und der Ausbildungsqualität geführt. Durch die aktive Einbindung der Lehrlinge in das Projekt konnten diese nicht nur Verantwortung übernehmen, sondern auch ihre digitalen Fähigkeiten erweitern und ihren Teamgeist stärken.

Weiterführende Links

https://grandferdinand.com/