12. Teil Ausbilderprüfung - Urlaub und Krankheit

Einleitung: Mehr als nur Verwaltung – Deine Rolle als Fels in der Brandung

Urlaubsanspruch und Krankheit. Diese Bereiche sind weit mehr als nur das Eintragen von Daten in einen Kalender. Sie sind ein zentraler Aspekt deiner Fürsorgepflicht und ein Gradmesser für ein professionelles, faires und rechtssicheres Ausbildungsverhältnis.

Ein Fehler bei der Urlaubsberechnung, ein Missverständnis bei der Krankmeldung oder die Unkenntnis über die Entgeltfortzahlung kann schnell zu rechtlichen Konsequenzen, finanziellen Nachforderungen und vor allem zu einem empfindlich gestörten Vertrauensverhältnis mit deinem Lehrling führen.

Dieser Artikel ist dein praxisnaher Leitfaden. Wir übersetzen gemeinsam die oft komplexen Regelungen aus dem Berufsausbildungsgesetz (BAG), dem Urlaubsgesetz (UrlG) und dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) in verständliche und direkt anwendbare Handlungsanweisungen. Wir beleuchten den Urlaubsanspruch, die Regeln für den Urlaubsverbrauch, die korrekte Vorgehensweise bei Krankheit und die besonderen Herausforderungen bei Langzeiterkrankungen. Damit bist du für alle Eventualitäten gewappnet und kannst deinem Lehrling als kompetenter und verlässlicher Ansprechpartner zur Seite stehen.

Der Urlaubsanspruch deines Lehrlings: Die Fakten im Überblick

Der Anspruch auf Erholung ist gesetzlich verankert und für Lehrlinge durch besondere Schutzbestimmungen ergänzt. Die korrekte Berechnung und Gewährung dieses Anspruchs ist eine deiner grundlegenden Pflichten.

Das richtige Ausmaß: 25 oder 30 Tage? Der feine Unterschied zwischen Arbeits- und Werktagen

Eine der häufigsten Fehlerquellen in der Praxis ist die Verwechslung von Arbeits- und Werktagen. Das Gesetz ist hier eindeutig: Lehrlingen gebührt pro Urlaubsjahr ein bezahlter Urlaub im Ausmaß von 30 Werktagen. 

• Werktage sind laut Definition alle Tage von Montag bis einschließlich Samstag. 
• Arbeitstage sind jene Tage, an denen im Betrieb tatsächlich gearbeitet wird, in der Regel Montag bis Freitag.

Arbeitet dein Lehrling also in einer branchenüblichen 5-Tage-Woche, wird der Anspruch umgerechnet und beträgt 25 Arbeitstage.In Branchen, in denen die 6-Tage-Woche üblich ist, wie beispielsweise im Handel oder in der Gastronomie, bleibt es bei den 

30 Werktagen.Entscheidend ist also nicht eine individuelle Vereinbarung, sondern das im Betrieb gelebte Arbeitszeitmodell. Diese Unterscheidung muss im Lehrvertrag korrekt abgebildet und in der Urlaubsverwaltung sauber geführt werden, um spätere Nachforderungen zu vermeiden.  

Das erste halbe Jahr: Schrittweiser Aufbau des Anspruchs

Gerade zu Beginn eines Lehrverhältnisses gibt es eine wichtige Schutzbestimmung für den Betrieb. In den ersten sechs Monaten entsteht der Urlaubsanspruch nur anteilig, also aliquot. Pro vollem Monat im Betrieb erwirbt der Lehrling einen Anspruch von 1/12 des Jahresurlaubs. Das entspricht rund 2,5 Werktagen oder 2 Arbeitstagen pro Monat. 

Erst nach dem Ablauf der ersten sechs Monate entsteht der Anspruch auf den vollen Jahresurlaub. Ab dem zweiten Lehrjahr steht dem Lehrling der gesamte Urlaubsanspruch dann bereits mit Beginn des neuen Lehrjahres in voller Höhe zu.Diese Regelung verhindert, dass ein Lehrling, dessen Lehrverhältnis vielleicht schon in der Probezeit endet, den gesamten Jahresurlaub verbrauchen könnte. Für dich bedeutet das, dass du einem neuen Lehrling im zweiten oder dritten Monat nicht bereits drei Wochen Urlaub am Stück gewähren musst.  

Sonderrecht für Jugendliche: Der garantierte Sommerurlaub

Für Lehrlinge, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, sieht das Kinder- und Jugendbeschäftigungsgesetz (KJBG) eine besondere Schutzbestimmung vor. Auf Verlangen des jugendlichen Lehrlings musst du ihm mindestens zwei Wochen (12 Werktage) zusammenhängenden Urlaub im Zeitraum zwischen dem 15. Juni und dem 15. September gewähren. 

Wichtig ist hierbei: Es handelt sich nicht um zusätzlichen Urlaub, sondern um ein vorrangiges Recht bei der zeitlichen Festlegung eines Teils des bestehenden Urlaubsanspruchs. Dieses Recht durchbricht das sonst geltende Prinzip der reinen Einvernehmlichkeit. Während du einen Urlaubswunsch eines volljährigen Mitarbeiters aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen könntest, ist dein Spielraum hier stark eingeschränkt. Dies kann insbesondere bei der Planung eines Betriebsurlaubs relevant werden. Liegt der Betriebsurlaub beispielsweise im Juli, dein jugendlicher Lehrling möchte aber lieber im August Urlaub machen, hat sein Wunsch Vorrang. Hier ist vorausschauende Kommunikation und Planung gefragt, um Konflikte zu vermeiden.

Profi-Tipp: Verjährung und die neue Hinweispflicht des Arbeitgebers

Grundsätzlich verjährt der Urlaubsanspruch zwei Jahre nach dem Ende des Urlaubsjahres, in dem er entstanden ist.Ein Urlaubsanspruch aus dem Jahr 2024 würde also erst mit Ende des Jahres 2026 verfallen.  

Doch Vorsicht: Diese Frist allein ist nur die halbe Wahrheit. Aufgrund der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) trifft dich als Arbeitgeber eine aktive Hinweispflicht.Du musst deine Lehrlinge (und alle anderen Mitarbeiter) rechtzeitig, nachweislich und konkret darauf aufmerksam machen, dass ihr Urlaub zu verfallen droht, und sie aktiv auffordern, diesen zu konsumieren. Kommst du dieser Hinweispflicht nicht nach, kann der Urlaubsanspruch des Lehrlings nicht verjähren. Eine reine Erwähnung im Dienstvertrag genügt nicht.  

Von der Planung bis zum Antritt: Den Urlaub richtig managen

Die korrekte Verwaltung des Urlaubsanspruchs ist ein laufender Prozess, der auf klaren Prinzipien und guter Dokumentation beruht.

Das Prinzip der Einvernehmlichkeit: Kein einseitiges Diktat

Das oberste Gebot bei der Urlaubsplanung ist die Einvernehmlichkeit. Der Zeitpunkt und die Dauer des Urlaubs müssen immer zwischen dir als Lehrberechtigtem und deinem Lehrling vereinbart werden.Es gibt weder ein einseitiges Anordnungsrecht deinerseits („Du gehst jetzt auf Urlaub!“) noch ein einseitiges Antrittsrecht des Lehrlings („Ich bin dann mal weg!“). 

Dieses partnerschaftliche Prinzip erfordert Kommunikation und Planung. Aus Beweisgründen ist es unerlässlich, jede Urlaubsvereinbarung schriftlich festzuhalten, sei es durch einen klassischen Urlaubsschein oder ein digitales Zeiterfassungssystem.Ein mündlich geäußerter Urlaubswunsch, auf den du nicht reagierst, kann unter Umständen als stillschweigende Zustimmung gewertet werden. Umgekehrt gilt: Ohne schriftlichen Nachweis über einen konsumierten Urlaub liegt die Beweislast im Streitfall bei dir. Kannst du nicht belegen, dass der Urlaub gewährt wurde, könnte am Ende des Lehrverhältnisses eine Urlaubsersatzleistung für bereits genossene Freizeit fällig werden.  

Umgang mit Betriebsurlaub: Korrekte Vereinbarung ist alles

Auch ein Betriebsurlaub, also eine temporäre Schließung des Betriebs, muss mit dem Lehrling vereinbart werden. Du kannst nicht einfach zusperren und davon ausgehen, dass der Lehrling automatisch seinen Urlaub konsumiert. Idealerweise wird eine Regelung zum Betriebsurlaub bereits im Lehrvertrag verankert. 

Zwei Punkte sind dabei entscheidend:

1. Die Vereinbarung muss klar sein.
2. Der Betriebsurlaub darf nicht den gesamten Jahresurlaub des Lehrlings aufbrauchen. Es muss ihm ein angemessener Teil zur freien Verfügung bleiben. 

Ohne eine solche Vereinbarung müsstest du den Lehrling während des Betriebsurlaubs bei voller Bezahlung freistellen, ohne sein Urlaubskonto belasten zu können.

Wenn der Lehrling im Urlaub krank wird: Der Urlaub wird unterbrochen, nicht verlängert

Es ist ein ärgerliches Szenario, aber ein rechtlich klar geregelter Fall: Wird ein Lehrling während seines Urlaubs krank, wird der Urlaubskonsum unterbrochen. Die Tage der Krankheit gelten dann nicht als Urlaubstage. Dafür müssen jedoch vier Bedingungen zwingend und vollständig erfüllt sein:

1. Dauer: Die Erkrankung muss länger als drei Kalendertage andauern. 
2. Kein Verschulden: Die Krankheit darf nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt worden sein. 
3. Unverzügliche Meldung: Der Lehrling muss dich als Arbeitgeber unverzüglich über seine Erkrankung informieren. In der Praxis bedeutet das, spätestens am vierten Tag der Krankheit. 
4. Ärztliche Bestätigung: Bei Wiederantritt der Arbeit muss der Lehrling unaufgefordert eine ärztliche Krankenstandsbestätigung über Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit vorlegen. 

Ein häufiges Missverständnis muss hier ausgeräumt werden: Der Urlaub verlängert sich nicht automatisch. Ist der vereinbarte Urlaub am Freitag zu Ende, muss der Lehrling am Montag wieder zur Arbeit kommen (sofern er wieder gesund ist), auch wenn er die Woche davor krank war.Die durch die Krankheit "gesparten" Urlaubstage werden seinem Urlaubskonto wieder gutgeschrieben und müssen für einen späteren Zeitpunkt neu vereinbart werden.  

Tabelle 1: Checkliste bei Krankheit im Urlaub

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: Ein detaillierter Leitfaden

Wenn dein Lehrling krank wird, ist deine wichtigste Pflicht neben der Fürsorge die Sicherstellung der korrekten Fortzahlung seines Entgelts. Die Regeln für Lehrlinge weichen dabei in wesentlichen Punkten von denen für andere Arbeitnehmer ab.

Das Fundament: Ansprüche pro Lehrjahr, nicht pro Kalenderjahr

Der entscheidende Unterschied: Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung für Lehrlinge richtet sich immer nach dem individuellen Lehrjahr, das mit dem Eintrittsdatum des Lehrlings beginnt.Beginnt die Lehre am 1. September, startet auch das "Entgeltfortzahlungs-Jahr" am 1. September und erneuert sich jedes Jahr an diesem Datum. Dies steht im Gegensatz zu vielen Regelungen für Arbeiter und Angestellte, bei denen das Arbeits- oder Kalenderjahr als Basis dient.Du musst also für jeden Lehrling ein individuelles Anspruchskonto führen.  

Der Grundanspruch bei "normaler" Krankheit und Unglücksfall

Wird dein Lehrling durch eine Krankheit oder einen Unglücksfall (der kein Arbeitsunfall ist) arbeitsunfähig, hat er pro Lehrjahr folgenden Anspruch:

1. Bis zu 8 Wochen Fortzahlung des vollen Lehrlingseinkommens. 
2. Direkt im Anschluss bis zu 4 weitere Wochen ein sogenanntes Teilentgelt. 

Das Teilentgelt ist dabei die Differenz zwischen dem vollen Lehrlingseinkommen und dem Krankengeld, das der Lehrling von der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK) erhält.Du zahlst also den Betrag, der auf das volle Nettoeinkommen fehlt, während die ÖGK den Hauptteil übernimmt.  

Wenn der Grundanspruch erschöpft ist: Der Folgeanspruch

Ist der Topf des Grundanspruchs (8 + 4 Wochen) innerhalb eines Lehrjahres ausgeschöpft und der Lehrling wird erneut krank, greift eine weitere Schutzbestimmung. Für jeden neuen, separaten Krankheitsfall gebührt ihm:

1. Für die ersten 3 Tage der neuen Krankheit wieder das volle Lehrlingseinkommen. 
2. Danach für bis zu 6 weitere Wochen wieder das Teilentgelt. 

Diese Regelung sichert den Lehrling auch bei wiederholten, kürzeren Erkrankungen innerhalb eines Lehrjahres finanziell ab.

Der Sonderstatus: Arbeitsunfall und Berufskrankheit

Ein Arbeitsunfall oder eine anerkannte Berufskrankheit genießt einen besonderen Schutz. Eine dadurch verursachte Arbeitsunfähigkeit löst einen eigenen, separaten Anspruchstopf aus, der nicht auf den "normalen" Krankenstand angerechnet wird.Der Anspruch pro Anlassfall beträgt hier:  

1. Bis zu 8 Wochen volles Lehrlingseinkommen. 
2. Anschließend bis zu 4 weitere Wochen Teilentgelt. 

Die korrekte Einstufung einer Arbeitsverhinderung hat also direkte finanzielle Folgen für den Betrieb. Ein Lehrling könnte theoretisch 8 Wochen wegen einer Grippe ausfallen und den Grundanspruch belasten. Bricht er sich danach bei einem Arbeitsunfall den Arm, steht ihm erneut der volle Anspruch von 8 Wochen zu. Eine genaue Dokumentation und Meldung des Unfallhergangs ist daher nicht nur eine versicherungsrechtliche, sondern auch eine betriebswirtschaftliche Notwendigkeit.

Tabelle 2: Übersicht der Entgeltfortzahlungsansprüche für Lehrlinge

Wenn die Krankheit länger dauert: Auswirkungen auf die Lehrzeit

Eine längere Erkrankung stellt nicht nur eine persönliche Belastung für den Lehrling dar, sondern hat auch formale Konsequenzen für die Dauer der Ausbildung. Hier greift eine wichtige Schutzbestimmung des Berufsausbildungsgesetzes.

Die 4-Monats-Grenze verstehen: Wenn die Zeit stillsteht

Ist ein Lehrling innerhalb eines Lehrjahres – sei es zusammenhängend oder durch mehrere Krankenstände summiert – insgesamt mehr als vier Monate an der Ausbildung verhindert, wird die vier Monate übersteigende Zeit nicht auf die Lehrzeit angerechnet.Die Ausbildung wird für diese Zeitspanne quasi "pausiert".  

Diese Regelung soll die Qualität der Ausbildung sichern. Sie stellt sicher, dass der Lehrling trotz der langen Fehlzeiten die Möglichkeit hat, alle im Berufsbild vorgesehenen Fertigkeiten und Kenntnisse zu erlernen. Als Lehrberechtigter bist du zudem verpflichtet, eine solche, die vier Monate übersteigende Verhinderung unverzüglich der zuständigen Lehrlingsstelle der Wirtschaftskammer zu melden. 

Konsequenzen für den Lehrvertrag: Verlängerung ist Pflicht

Die logische Konsequenz aus der Nichtanrechnung der Fehlzeit ist die offizielle Verlängerung der Lehrzeit. Dies ist kein Kann, sondern ein Muss. Die Verlängerung erfolgt formal durch den Abschluss eines Ergänzungs- oder Folgelehrvertrags, der die neue, verlängerte Dauer festschreibt. 

Ohne diesen formalen Akt würde der Lehrvertrag zum ursprünglich vereinbarten Datum enden, obwohl die gesetzlich vorgeschriebene Ausbildungszeit nicht absolviert und die Ausbildungsinhalte nicht vollständig vermittelt wurden. Dies würde unweigerlich zu Problemen bei der Zulassung zur Lehrabschlussprüfung führen.

Die Verlängerung der Lehrzeit hat weitreichende Folgen für den Lehrling: Der Übergang in ein Facharbeiterverhältnis mit höherem Gehalt verzögert sich, und die gesamte weitere Karriereplanung muss eventuell angepasst werden. Es ist deine Aufgabe, diese Konsequenzen transparent und einfühlsam zu kommunizieren und den Lehrling in dieser herausfordernden Phase zu unterstützen.

Profi-Tipp: Proaktive Kommunikation mit der Lehrlingsstelle

Warte nicht, bis die vier Monate verstrichen sind. Sobald sich abzeichnet, dass ein Lehrling diese Grenze erreichen oder überschreiten könnte, nimm proaktiv Kontakt mit der für dich zuständigen Lehrlingsstelle auf.Dort erhältst du kompetente Beratung zum korrekten Vorgehen, den notwendigen Formularen und den genauen Auswirkungen auf den weiteren Ausbildungsweg. Eine gute und frühzeitige Kommunikation verhindert hier Unsicherheiten und formale Fehler.  

Schlussfolgerung: Wissen schafft Sicherheit – für dich und deinen Lehrling

Die Regelungen zu Urlaub und Krankheit sind komplex, aber beherrschbar. Sie sind ein wesentlicher Teil des rechtlichen Rahmens, der das Gleichgewicht zwischen den Interessen des Betriebs und dem Schutz des Lehrlings sicherstellt.

Die Kernpunkte, die du als Ausbilder stets im Blick haben solltest, sind: die korrekte Berechnung des Urlaubsanspruchs (25 oder 30 Tage), das unumstößliche Prinzip der Einvernehmlichkeit bei der Urlaubsplanung, die klare Vier-Schritte-Regel bei einer Erkrankung im Urlaub, die gestaffelten Entgeltfortzahlungsansprüche pro Lehrjahr und die formalen Konsequenzen einer Langzeiterkrankung über die 4-Monats-Grenze hinaus.

Die Beherrschung dieser Themen ist mehr als nur die Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht. Sie ist ein klares Zeichen deiner Professionalität und Wertschätzung gegenüber dem jungen Menschen, den du ausbildest. Sie schafft ein Fundament des Vertrauens und der Fairness, auf dem eine erfolgreiche Ausbildung erst gedeihen kann.

Solltest du dir in einem konkreten Fall unsicher sein, zögere nicht, externe Expertise in Anspruch zu nehmen. Deine erste Anlaufstelle ist immer die Lehrlingsstelle deiner Wirtschaftskammer. Gemeinsam mit deiner Personalverrechnungsabteilung bildet sie ein starkes Netzwerk, das dich dabei unterstützt, deine Rolle als Ausbilder rechtssicher und souverän auszufüllen.